COMMENT COMMUNIQUER EFFICACEMENT PAR MAIL ?

Envoyer des emails, c’est bien. Les envoyer à la bonne personne, au bon moment, pour la bonne raison et en évitant que le destinataire interprète le message, c’est mieux.

Envoyer un mail c’est simple et en deux cliques c’est fait !

Mais on n’envoie pas un mail n’importe comment, n’importe quand !

Envoyer un mail pour une simple réponse OUI / NON, il vaut mieux éviter ! La réponse est beaucoup plus rapide à l’oral soit par téléphone soit en allant voir directement votre collègue.

Évitez d’envoyer des mails après 19 heures à votre équipe. Certains collègues qui accèdent aux mails via leur téléphone vont se sentir obliger d’y répondre. Bien souvent les managers traitent leurs mails en fin de journée car ils n’ont pas le temps la journée. C’est respecter la vie privée des collaborateurs.

Exemple de très mauvaise gestion de sa boîte aux lettres et de son temps :

• Les collaborateurs laissent leur boîte mails ouverte toute la journée et c’est une très mauvaise idée car ils ont tendance à répondre ou lire durant une réunion ou entretien. Cela perturbe le groupe de travail ou la réunion et le manque d’attention.

Il n’y a rien de plus énervant en tant que destinataire que de recevoir un mail pour lequel on ne sait pas clairement ce que l’on doit faire. Pour cela facilitez la vie de votre interlocuteur en lui disant exactement ce que vous attendez de lui.

Évitez de mettre la terre entière en copie juste pour information ! ces mails seront lus en diagonale et mis à la corbeille !

Si vous avez plus de 2 personnes en copie de vos mails, posez-vous la question de la légitimité à ce qu’ils soient en copie.

Votre messagerie n’est pas votre todolist !

Enfin, sachez que plus vous envoyez de mails, plus vous en recevrez.

La plupart de vos interlocuteurs considèrent qu’un mail amène une réponse, donc moins vous envoyez de mails, moins vous perdez de temps à devoir gérer votre boîte aux lettres et plus vous serez efficace.

Conclusion

Encore faut-il bien savoir utiliser cet outil de communication :

• Un mail ne peut être urgent. Si c’est urgent, on passe soit par le téléphone soit par le contact physique.

• Si l’on peut éviter d’envoyer un mail, on l’évite, car le mail appelle le mail, et cela pollue inutilement les boîtes de réception des uns et des autres.

• Il est nécessaire de sélectionner avec soin les destinataires du mail ainsi que le créneau auquel on l’envoie.

• On ne consulte ses mails que 2 à 3 fois par jour. Enfin, un mail ne doit en aucun cas être ambigu, et doit définir clairement ce que l’on attend de son interlocuteur.